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Quel est le prix d’une machine à café en entreprise ?

N’en déplaise aux clichés, ce n’est pas le vin rouge que le Français affectionne le plus mais bien le café, deuxième boisson la plus consommée … après l’eau !

Fédératrice et synonyme de détente, la machine à café en entreprise est un incontournable. Mais savez-vous combien celle-ci vous coûte ? Pour trouver l’équilibre entre un bon café et une solution économique, il s’agit d’étudier les différentes options qui s’offrent à vous : quel type de café ? Quelle machine à café professionnelle ? Achat ou location de la machine? 

Pour ne pas voir vos frais exploser et votre comptable devenir tout rouge, il est important de définir un budget en fonction des besoins de votre entreprise et de comparer le prix par tasse selon les options. Vous serez ainsi en mesure de choisir la meilleure solution !

Ça vous paraît compliqué ? Pas de panique ! Nous allons vous aider à calculer votre budget café au bureau afin de vous trouver la solution au meilleur rapport qualité prix !

Comment calculer son budget café en entreprise ?

Quel besoin en café dans votre entreprise ?

Pour commencer, vous devez définir votre besoin en café en vous posant les questions suivantes :

  • Combien de salariés travaillent dans mon entreprise ?
  • Combien de jours sont-ils présents dans l’entreprise par semaine ?
  • Combien de cafés et de boissons chaudes consomment-ils chaque jour ?
  • Quel est le nombre de visiteurs susceptibles de se voir offrir un café chaque jour ? 

Les réponses à ces questions vous permettront d’estimer la consommation de café globale de l’entreprise.

La réponse à la question « Combien de cafés et de boissons chaudes consomment-ils chaque jour ? » n’est pas évidente, on vous l’accorde ! Évidemment personne ne boit le même nombre de cafés, il s’agit de faire une moyenne entre les accros à la caféine et ceux qui préfèrent la fontaine à eau. Pour avoir une bonne estimation, on vous conseille de partir de l’effectif global de l’entreprise et de le multiplier par 2.

Pour calculer automatiquement le volume de consommation dans votre entreprise et définir ainsi votre solution café, nous avons mis au point un petit outil très malin :

Pour aller plus loin et calculer manuellement votre budget café au bureau, vous devez additionner trois coûts :

  • le prix du café et des consommables : sucre, lait, gobelets etc. ;
  • le coût d’achat ou location de la machine ou du distributeur automatique de café ; 
  • le coût des services : entretien, maintenance, recyclage du marc de café etc.

Vous suivez toujours ? Alors continuons par le calcul du prix des solutions de machines à café !

Le prix des solutions de machines à café en entreprise

Pour bien choisir votre machine à café, vous devez prendre en compte un certain nombre de paramètres. Le service comptabilité compte sur vous pour trouver une solution économique, vos collaborateurs aspirent à un café savoureux et votre département RSE vous incite à privilégier une solution éco-responsable ? Avec tout ça, on n’est pas sortis des ronces !

Pour y voir plus clair, nous vous proposons de comparer chaque type de machine à café d’entreprise selon les principaux critères suivants :

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Achat ou la location d’une machine à café d’entreprise ?

Avantages et inconvénients de l’achat d’une machine à café

Être l’heureux propriétaire d’une machine à café, c’est une responsabilité ! Mais ça a aussi quelques avantages :

Avantages :

Rentabilisation de l’investissement : le prix d’une machine à café d’entreprise bien adaptée aux besoins est amorti avec le temps, faisant diminuer chaque mois le coût par tasse. ;

Indépendance : la machine vous appartient, vous êtes totalement indépendant vis à vis de votre fournisseur de café dont vous pouvez changer à tout  moment.

Inconvénients :

Pas d’entretien ni de maintenance : la machine vous appartenant, c’est à vous d’en assurer l’entretien et les réparations en cas de panne.  

Pas d’approvisionnement : vous devez vous charger vous-même de l’approvisionnement en consommables (café, chocolat, lait, gobelets, touillettes etc.)

Toutefois, chez Expresseau, lorsque vous achetez votre machine, on ne vous laisse pas tomber ! Nous vous proposons une option d’entretien régulier, le SAV 100 % gratuit et illimité, ainsi qu’un service de recyclage du marc de café inclus si vous choisissez le café chez nous.

Avantages et inconvénients de la location d’une machine à café

Si l’investissement que représente l’achat vous semble trop important, vous pouvez opter pour la location de votre machine à café d’entreprise. Cette solution vous permet de ne pas avancer de trésorerie.

Avantages :

– De nombreux services compris : le prix de la location de la machine à café d’entreprise comprend généralement un certain nombre de services comme l’entretien, la maintenance, l’approvisionnement en consommables ou encore la garantie. Le prestataire se charge de tout, vous ne vous occupez de rien !

Remplacement de vos  machines obsolètes: la location vous permet d’avoir toujours du matériel récent et adapté. En effet vos machines à café d’entreprise peuvent être remplacées si celles-ci deviennent obsolètes ou si votre besoin évolue !

Inconvénients :

– Engagement auprès d’un fournisseur : vous êtes engagés auprès de votre fournisseur pendant la durée du contrat ;

Coût sur le long terme : à terme, le coût de la location d’une machine est supérieur à celui de l’achat qui se rentabilise au cours du temps.

Chez Expresseau, lorsque vous louez une machine à café, nous vous fournissons un café d’excellente qualité et tous les services indispensables : installation avec raccordement au réseau d’eau, approvisionnement en consommables, maintenance, entretien régulier. Et même si vous n’en êtes pas propriétaire, vous pouvez personnaliser la machine aux couleurs de votre entreprise !

De plus, nous savons bien que l’engagement, ce n’est pas le truc de tout le monde. C’est pour cela que nos contrats sont souples et que l’on en détermine ensemble la durée.

Définir le prix du café par tasse

Pour calculer le coût du café à la tasse, vous devez connaître le prix des matières premières au kilo puis le ramener à l’unité, sachant que l’on fait en moyenne 150 tasses avec 1 kilo de café. Ainsi, selon le type de café, vous obtenez un prix variable à la tasse :

  • Prix du café en grain

Le prix du café en grain standard est de 18€ le kg. Comptez un peu moins de 0,20€ la tasse pour un produit avec le meilleur rapport qualité-prix et qui puisse être apprécié par le palais de vos collaborateurs. Une option à la fois économique, écologique et d’une grande qualité.

  • Prix du café en dosette ou capsule

Il faut compter entre 0,16€ et 0,40€ par tasse pour les dosettes, soit un prix de revient compris entre 23 et 57€ le kilo. Les capsules sont encore plus onéreuses : entre 46€ et 86€ le kilo, soit entre 0,28€ et 0,43€ par tasse. En plus d’être la solution la plus onéreuse, c’est aussi la moins écologique du fait des emballages encore très peu recyclés aujourd’hui.

  • Prix du café moulu

Le prix du café moulu (hors capsule et dosette) va d’environ 8€ le kilo pour les moins chers et jusqu’à 28€ pour les plus hauts de gamme, avec une moyenne de 18€ soit un prix par tasse de 0,18€ car on obtiendra difficilement plus que 100 tasses pour 1 kg. Le café moulu n’égale toutefois pas la fraîcheur et la saveur d’un café en grain, il pourra être perçu comme de moindre qualité par vos collaborateurs. De plus, comme le nombre de tasse n’est pas maîtrisé, il n’est pas rare de prévoir de trop grosses quantités pour les effectifs et donc de gaspiller le surplus de café.

Machine à café avec ou sans monnayeur

Reste une question : le café est-il offert ou non ?

Il est admis que les salariés valorisent la présence de café gratuit dans leur entreprise. Toutefois, pour rentabiliser vos investissements, il est possible d’installer des monnayeurs sur les machines et les distributeurs automatiques de café mis à disposition des visiteurs et/ou des collaborateurs.

Si vous faites le choix d’une machine à café payante, vous pouvez choisir différents moyens de paiement : par monnaie, par carte de crédit ou encore par badge. Des solutions alternatives peuvent être trouvées pour satisfaire vos collaborateurs, tout en vous permettant d’alléger vos frais : prendre en charge une partie du prix du café pour être en mesure de proposer des tarifs attractifs ou encore offrir un café gratuit selon la périodicité choisie. Un excellent moyen de ménager la chèvre et le chou  … Enfin, votre comptable et vos équipes !

Exemple de calcul du budget café mensuel pour une entreprise

Récapitulons, que devez-vous prendre en compte pour faire vos petits calculs ?

  • Le nombre de salariés dans votre entreprise ; 
  • Le nombre de cafés consommés par jour : il suffit de multiplier votre effectif par 2 pour avoir une bonne moyenne ;
  • Le nombre de jour ouvrés : ne vous embêtez pas à compter les jours de votre calendrier, on vous le dit, le mois compte le plus souvent 22 jours ouvrés ;
  • Le  prix du café en grain (prix moyen à 0,20€ par tasse pour un café haut de gamme) ;
  • Le prix des consommables ;
  • Le prix de la location ou de l’achat.

Par exemple, pour 25 salariés, nous avons le calcul suivant :

  • Nombre de tasses consommées par mois : (25×2) x 22= 1100 tasses par mois. 
  • Budget mensuel consacré au café : 1100* 0,20= 220€

A cela, vous devez ajouter :

  • Les éventuels consommables : comptez environ 5 cts (sucre, gobelet en carton, agitateur) ce nous qui fait : 1100 * 0,25= 275€.
  • Le prix de la location de la machine à café : pour une location avec services inclus à 30€/mois : 275 + 30 = 305€ (soit 0,28€ la tasse)

Pour une entreprise de 25 salariés qui opte pour la location avec service tout compris, il faut compter 305€ de budget mensuel, ce qui revient à 0.28€ la tasse.

  • ou  le prix d’achat de la machine à café : prenons une machine à café automatique de bureau à 829€, et partons sur une base d’amortissement de quatre ans = 275 + 17,3 (par mois pendant 4 ans, puis 0 ensuite) = 292,3€/mois (soit 0,27€ la tasse)

Pour une entreprise de 25 salariés qui opte pour l’achat avec un contrat d’entretien en plus, il faut compter 292,3€ de budget mensuel, ce qui revient à 0,27€ la tasse. Une fois le prix d’achat de la machine amorti, le coût de revient par tasse diminue.

Si vous voulez en apprendre un peu plus sur les machines à café d’entreprise, nous vous conseillons de jeter un petit coup d’œil à notre comparatif

Si tous ces chiffres vous donnent le tournis, le mieux serait d’en parler ensemble. Notre équipe brûle d’impatience de vous prodiguer ses meilleurs conseils : Contactez-nous.

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