Comment installer une machine à café
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Comment installer une machine à café professionnelle ?

30 novembre 2022

Dans l’optique de faire plaisir à vos collaborateurs, vous avez choisi d’installer une machine à café au bureau. 

Vous avez étudié la question, lu des comparatifs, effectué de savants calculs. Et la conclusion est imparable : la meilleure solution pour ravir les papilles de vos salariés, c’est la machine à café en grain professionnelle !

Ce sujet vous intéresse mais vous n’avez pas le temps de le lire maintenant ?
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En effet, écologique, économique et offrant un plaisir de dégustation incomparable, le choix de la machine à café à grain de bureau a tout bon. Oui mais voilà. Une crainte subsiste en ce qui concerne l’installation : 

  • Comment installer une machine à café dans mon entreprise ?
  • L’installation d’une machine à café à grain professionnelle est-elle compliquée ?  
  • Quels sont les prérequis à l’installation ?
  • Faut-il obligatoirement raccorder la machine à café au réseau d’eau ?

Certaines entreprises font le choix d’installer une machine à café avec dosette ou capsule. Leur installation est très simple, cependant, leur utilisation est à la fois extrêmement polluante et bien plus coûteuse. 

Certaines machines à café à grain professionnelles sont très simples à installer car ne nécessitent qu’un branchement électrique. En revanche, d’autres doivent être raccordées au réseau d’eau. Ou encore, si vous souhaitez installer un moyen de paiement via CB par exemple, il faudra vous assurer de pouvoir la connecter au réseau Ethernet. 

👉 Pas de panique ! Suivez-nous, nous allons tout vous expliquer sur l’installation d’une machine à café en grain ! 

💡 Pour bien choisir entre café en grain et café en capsule pour votre entreprise, nous vous invitons à consulter le guide suivant : Différences entre café en grain et café en capsule. 

Pourquoi installer une machine à café dans votre entreprise ?

La pause-café participe à l’amélioration du bien-être des équipes. Selon une étude, les équipes seraient : 

✅ 19% plus productives,
✅ 18% plus motivées et créatives,
✅ 27% moins anxieuses.

… en buvant du café ! En effet, la pause-café en entreprise est un levier efficace de motivation. Ces moments de convivialité autour de la machine à café du bureau génèrent une meilleure cohésion d‘équipe, une amélioration de la communication et une plus grande efficacité au travail. 

De plus, lorsque vous offrez un café de qualité à vos salariés, mais aussi à vos clients ou partenaires, vous véhiculez une image positive de votre entreprise. En effet, d’après un sondage Ifop : 90% des Français considèrent le café de qualité gratuit en entreprise comme une preuve de considération de la part de leur hiérarchie (sondage Ifop). 

💡 Vous souhaitez déterminer quelle machine à café correspond le mieux à vos attentes ? Retrouvez notre comparatif : Quelle est la meilleure machine à café d’entreprise ?

💡 Vous êtes décidés à installer une machine à café au bureau. Sachez que vous pouvez opter pour  

  1. L’achat : la machine vous appartient ;
  2. La location : vous concluez un contrat de location avec un prestataire; 
  3. Le dépôt : la machine est mise à disposition gratuitement dans l’entreprise, le prestataire fixe les prix (bien souvent élevés), conserve les bénéfices et oblige un engagement sur un minimum de consommation.

Pour tout savoir sur ces différentes formules et identifier celle qui vous convient le mieux, nous vous invitons à consulter notre guide pratique : Achat, location ou dépôt de machine à café professionnelle ?

Quel emplacement pour la machine à café ?

La règle principale est d’installer votre machine à café professionnelle dans un emplacement accessible au plus grand nombre, en fonction des possibilités techniques (notamment s’il y a besoin de réaliser un raccordement à l’eau). 

Quel emplacement dans les locaux ?

Entreprise, collectivité, espace de travail, lieu de passage, salle d’attente … le design des machines et distributeurs de café est pensé pour leur permettre de s’adapter aisément à leur environnement.

Prenons quelques exemples :

  • En salle de pause, dans votre tisanerie ou cafétéria : la machine à café apporte une dimension conviviale et chaleureuse à cette pièce où l’on s’octroie une pause bien méritée seul, ou entre collègues.
  • En salle de réunion ou hall d’accueil : la machine à café symbolise l’attention portée au bien-être des salariés, le sens de l’accueil ainsi que la convivialité.
  • Dans un couloir : vous placerez plus volontiers un distributeur qu’une machine à café dans un couloir qui est un lieu de passage. Cet emplacement permet aux collaborateurs de prendre rapidement leur café avant de repartir travailler ou de poursuivre une réunion mais offre peu de convivialité !

Si vous en avez une, vous pouvez installer votre machine à café à côté de la fontaine à eau sur réseau, le tout dans une pièce correctement aérée et ventilée

Quelles sont les contraintes techniques à l’installation d’une machine à café ?

Pour répondre simplement à cette question, tout dépendra du modèle souhaitée.

✔️ Votre machine à café est autonome

Si la machine à café possède un réservoir d’eau à remplir manuellement, il vous suffit de disposer d’une prise électrique située à moins d’1 mètre

✔️ Votre machine ne dispose pas de réservoir ou peut se connecter au réseau d’eau

Il vous faudra également prendre en compte le besoin de raccordement au réseau d’eau potable

Même si votre machine dispose d’un réservoir, il est intéressant de la raccorder au réseau d’eau (quand c’est possible). En effet, vous n’aurez ainsi pas à surveiller le niveau d’eau du réservoir ni à le remplir manuellement régulièrement. 

⚠️ Attention, si l’eau est impropre à la consommation, vous ne devez surtout pas raccorder votre machine à café d’entreprise au réseau d’eau. Profitez de l’étude préalable à l’installation pour vérifier la potabilité de l’eau, en tester la dureté et son impact sur les filtres et l’entretien à l’avenir.

Pensez également à vérifier si vous disposez d’une canalisation d’évacuation d’eaux usées. Y raccorder votre machine vous évitera d’avoir à vider manuellement le bac de rétention d’égouttures.  

✔️ Votre machine est équipée d’un moyen de paiement 

Si votre machine comprend un moyen de paiement notamment par carte bancaire, vous devrez la connecter au réseau Ethernet avec un câble ethernet RJ45. Vous pouvez éventuellement ajouter un routeur avec une SIM en cellulaire pour connecter le module au réseau. Enfin, prévoyez un fond de caisse si vous choisissez un monnayeur par pièce.

💡 Pour en savoir plus sur les différents systèmes de paiement pour une machine à café, consultez notre guide : Quel système de paiement choisir ?  

✔️ Dans tous les cas

Prévoyez un évier à proximité pour nettoyer les tasses et/ou une poubelle de tri pour les consommables (touillettes, sachets de sucre, gobelets). 

Anticiper vos stocks de boissons (café, thé, lait en poudre etc) et de consommables, et prévoyez un endroit où les entreposer pour une bonne optimisation de votre espace.  

Un collecteur de marc de café à proximité peut-être également très utile pour éviter de salir votre pièce et vous permettre de valoriser vos déchets organiques.

Mesurez les espaces (portes, ascenseurs et escaliers) où doit passer votre machine à café en vue de l’installation. Assurez-vous également de disposer d’un espace suffisant pour poser la machine : meuble ou plan de travail pour les petits modèles, place dans une pièce ou un couloir pour un distributeur automatique, par exemple. 

  • N’hésitez pas à faire appel à un professionnel pour réaliser une étude préalable d’implantation. 

Comment se déroule l’installation d’une machine à café ?

1- Raccordement à l’électricité et à l’eau

La première chose à vérifier pour choisir votre emplacement est la proximité d’une prise électrique, et cela quelle que soit la machine à café choisie. En effet, une prise électrique doit se trouver à moins d’1 mètre de votre machine.   

Si votre machine à café doit être raccordée au réseau d’eau, vous devez également disposer d’une arrivée d’eau potable accessible dans vos locaux, c’est-à-dire que l’on doit pouvoir y accéder sans obstacle majeur (par exemple : un mur porteur) .   

Si l’eau est potable et l’arrivée d’eau accessible, il faut ensuite placer un T sur la canalisation pour diriger l’eau vers votre machine. Il s’agit d’un type de raccord permettant de joindre deux ou plusieurs tuyaux. 

Enfin, la pression de l’eau doit être contrôlée et comprise en 3 et 6,5 bars, sauf pour les machines manuelles à expresso qui demandent une pression plus importante 

  • Si la pression dépasse 6,5 bars : une remise aux normes via un réducteur de pression peut s’avérer nécessaire. 
  • Si la pression est inférieure à 3 bars : il vous faudra, au contraire, installer un surpresseur. 

Enfin, s’il n’y en a pas, implantez une vanne d’arrêt d’urgence sur les canalisations dans un rayon de 1,5 mètre afin de protéger les circuits électriques en cas de fuite.

⚠️ Pensez à couper l’eau avant de réaliser un raccordement !

2- Etendre l’arrivée d’eau le cas échéant : comment faire ?

Cette étape n’est pas nécessaire si l’arrivée d’eau est proche de l’emplacement de la machine à café. C’est notamment le cas lorsque la machine est implantée près d’un évier. Vous pouvez alors utiliser le branchement se trouvant à son niveau.

En revanche, si l’arrivée d’eau est trop loin de la machine à café, installez un tuyau souple d’alimentation d’un diamètre de 6 millimètres (soit la taille d’un stylo bic) pour amener l’eau près de la machine en passant par le faux plafond par exemple. Un plombier pourra s’en charger. Sinon demandez-nous, nos équipes maîtrisent ce genre d’opérations !

Bien entendu, si la machine à café choisie ne peut pas être raccordée à un réseau d’eau, cette étape ne vous concerne pas.

3- Connexion et paramétrage de la machine à café 

Une fois votre machine installée, il suffit de la brancher à la prise électrique. 

Il s’agira ensuite de faire couler l’eau pour purger et mettre sous tension votre machine à café. Une fois les différents tests effectués pour vérifier que l’équipement fonctionne, vous pouvez procéder aux différents paramétrages : 

  • Paramétrage des recettes, des quantités et de la qualité du café : attention si la machine est configurée sur un café, en changer peut avoir une incidence sur la qualité de la boisson car cela nécessite un recalibrage de la machine (temps d’extraction, finesse de la mouture etc. ). Faites appel à nos techniciens barista pour paramétrer vos différentes recettes et obtenir un résultat qui ravira vos équipes ! ;
  • Paramétrage des prix de vente sur la machine si celle-ci est équipée d’un module de paiement.

La complexité d’installation d’une machine à café dépend de son modèle, et surtout du besoin ou non de la raccorder au réseau d’eau.  

L’idéal est de vous faire accompagner par un prestataire qui vérifiera la faisabilité technique, déterminera l’emplacement parfait et vous installera une machine à café en état de marche et opérationnelle ! Ainsi, vous n’aurez qu’à savourer un café d’exception sur votre lieu de travail sans vous soucier des contraintes.

Le service d’installation avec Expresseau 

Chez Expresseau, nos spécialistes sont à votre écoute : ils vous aident à choisir une machine à café professionnelle adaptée à vos besoins, vous l‘installent puis en réalisent l’entretien régulier. 

L’intervention des techniciens Expresseau se déroule en 5 étapes :

  1. Diagnostic préalable à l’installation : pour valider la faisabilité et vous conseiller la meilleure implantation de votre machine à café selon ses spécificités et vos souhaits.
  2. Livraison de la machine à café, installation & raccordement : vous n’avez rien à faire ! Nos experts effectuent tous les tests nécessaires avant la mise en route. 
  1. Réglages sur mesure du café et des autres boissons : avant de partir, nous nous assurons que l‘installation répond à vos besoins et à vos goûts. Nos techniciens baristas effectuent les réglages nécessaires en fonction des profils gustatifs sélectionnés et conformément à vos souhaits : taille de la tasse, température, finesse de la mouture, temps de distribution etc.
  1. Fini les machines en panne : nous assurons un SAV 100% gratuit & illimité. Le  suivi est effectué par un technicien barista expérimenté. 
  2. Entretien et nettoyage : nous nous chargeons d’entretenir et de nettoyer régulièrement votre machine à café. Il s’agit notamment de réaliser le détartrage, vider le collecteur de marc à café, vider et nettoyer le bac à égouttures, nettoyer le groupe café, nettoyer et ajuster le moulin à café, entretenir le monnayeur le cas échéant, nettoyer le circuit lait, ou encore changer le filtre à eau.   

👉 Vous désirez installer une machine à café dans votre entreprise ? Contactez notre équipe pour en discuter ensemble !