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Café en entreprise : gratuit ou payant ?

15 janvier 2022

Offrir ou ne pas offrir le café en entreprise : that is the question !

👉 90% des Français considèrent le café de qualité gratuit en entreprise comme une preuve de considération de la part de la direction (sondage Ifop). 

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« Tu viens boire un café ?» : c’est sûrement la phrase la plus agréable à entendre au bureau quand on a besoin de faire une pause entre deux dossiers. D’ailleurs, d’après un sondage Ifop, 63% des Français interrogés estiment que “boire un café sur le lieu de travail, c’est indispensable pour être intégré au sein d’une équipe.” La plupart des employeurs ont compris que ces moments informels sont essentiels pour souder les équipes, leur permettre de souffler mais aussi d’échanger des informations. 

C’est pourquoi certains d’entre eux ont fait le choix d’offrir le café à leurs collaborateurs. Le café gratuit est en effet considéré comme un «must» par les salariés.

Cependant, avant de passer le pas, certaines entreprises (notamment les DAF!) s’inquiètent: 

  • Combien ça coûte d’offrir le café aux collaborateurs ? Quels sont les avantages?
  • Si les boissons sont gratuites, les salariés ne risquent-ils pas de passer la journée devant la machine à café ?
  • Existe-t-il des solutions intermédiaires au 100% gratuit ou payant pour un budget maîtrisé et des salariés heureux ?

Café gratuit ou payant au bureau ? Suivez le guide, nous répondons à toutes vos questions !

Café gratuit en entreprise : quel budget pour l’employeur ?

Offrir le café aux salariés d’accord, mais combien ça coûte ?

Et bien pas tant que ça ! Le prix du café gratuit au bureau n’est pas excessif. Pour le vérifier par vous-même, nous vous invitons à calculer le budget café en entreprise. Pour ce faire, vous devez déterminer :

  1. Les besoins en café selon les effectifs et la consommation moyenne : vous pouvez partir de l’effectif global de l’entreprise et le multiplier par 2 ;
  2. Le prix du café et des consommables ;
  3. Le coût de la machine à café (location ou achat) ;
  4. Le coût des services liés à la machine à café d’entreprise (entretien, maintenance etc.)

Pour tout savoir sur le calcul de votre budget café au bureau, nous vous recommandons de consulter notre dossier : Le prix du café en entreprise

De plus, le prix du café n’est pas excessif en regard des avantages pour vos collaborateurs et votre entreprise.

Café gratuit pour vos collaborateurs : quels sont les avantages ?

Café gratuit en entreprise : un quick win

💡 Chez Expresseau, nous avons fait le calcul et nous estimons qu’offrir le café gratuitement et en illimité à tous ses collaborateurs représente un coût d’environ 9€ mensuel par salarié (pour un café en grain de qualité). 

Or, le café constitue un avantage en nature non négligeable ! Pour mieux le comprendre, nous vous invitons à mettre en perspective ce coût avec ce que percevraient les salariés si l’entreprise décidait de le verser directement sur la fiche de paie. Compte tenu des charges sociales et des impôts à déduire, sur 9€ payés par l’entreprise, les salariés ne percevraient que 3,86€ nets de salaire.

Faites le test ! Demandez à vos collaborateurs ce qui les motive le plus :

  • 3,86€ de plus sur leur fiche de paie chaque mois;
  • ou un bon café gratuit et illimité tous les jours ?

Le café maximise la productivité

En effet, nous savons qu’un salarié heureux au travail est 12% plus productif* qu’un autre. Or, la pause-café est un de ces moments qui améliore le bien-être des équipes. Donc, le café rend productif ! (remarquez notre syllogisme de qualité).

Le café en entreprise est un levier efficace de motivation. Non seulement car il participe au bien-être des équipes via des moments de convivialité mais également car il possède des vertus en termes de santé. Consommé avec modération, le café joue un rôle de booster d’énergie et améliore certaines capacités cognitives comme la vigilance ou le raisonnement logique.

*Selon une étude menée par 3 chercheurs de l‘université de Warwick 

Le café comme vecteur d’intégration dans l’entreprise

La pause-café est un moment idéal pour présenter de nouveaux embauchés au reste de l’équipe, ou à d’autres services. C’est souvent autour de la machine à café que l‘on rencontre de nouvelles personnes puisque se mêlent les salariés et les managers, ainsi que les différents départements. 

Siroter son café en discutant renforce le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Les nouveaux embauchés se sentent ainsi immédiatement faire partie du groupe et adhèrent plus facilement à la culture d’entreprise. 

💡 Dans certaines organisations, il y a beaucoup de passage. Comment s’assurer que le café gratuit ne profite qu’à vos collaborateurs ? Il est possible de mettre en place un accès à la gratuité, par exemple via un système de badgeage. 

Quelles solutions alternatives au café gratuit ou payant en entreprise ?

👉 Vous n’avez pas le budget pour proposer à vos salariés un café gratuit et illimité ? 
👉 Vous souhaitez limiter la consommation de café à des temps de convivialité, afin d’associer le bon café à l’esprit d’équipe ?

Si pour autant, vous ne souhaitez pas rendre le café payant en permanence, il existe des solutions alternatives au café 100% gratuit ou 100% payant

Voici quelques idées alternatives qui plaisent aux collaborateurs : 

  • Prendre en charge une partie du budget café : vous pouvez prendre en charge une partie du prix du café. Ainsi les salariés paient leur café moins cher et l’entreprise maîtrise son budget ! Un win-win ! 
  • Proposer une journée café illimitée :
    • exceptionnelle : cette solution peut-être intéressante pour les petites structures qui ont un budget très limité. Cependant, elle apporte son lot d’inconvénients. Le risque d’abus pour profiter au maximum de ce “cadeau” peut entraîner baisse de productivité et maux de ventre !
    • par semaine : vous envoyez un message positif de remerciement pour les efforts fournis, particulièrement si ce café gratuit est proposé le lundi ! De plus, ce moment revenant chaque semaine, vous ne créez pas de frustration conduisant à des risques d’abus. 
  • Proposer des heures “café offert” : ces heures durant lesquelles le café est gratuit sont l’occasion de se réunir et d’échanger de manière informelle. L’entreprise offre à la fois une boisson mais aussi du temps d’échange convivial. 
  • Proposer du café offert aux salariés utilisant un mug : pour encourager les collaborateurs à utiliser leur mug plutôt que des gobelets, offrez-leur un café gratuit soit en permanence, soit de temps en temps ! 

Café payant en entreprise : quelles solutions mettre en place ?

L’idéal est d’opter pour une solution permettant de proposer des temps durant lesquels le café sera gratuit et d’autres où il sera payant. Vous pouvez notamment installer des monnayeurs sur les machines et les distributeurs automatiques de café mis à disposition des collaborateurs que vous retirez pour les jours gratuits ! 

Si vous faites le choix d’une machine à café payante, vous pouvez choisir entre différents solutions de paiement : 

  • Paiement par monnaie : peu pratique car cela demande d’avoir des pièces sur soi. De plus rassembler sa monnaie prend parfois un peu de temps surtout le lundi matin quand on a pas encore pris son premier café de la semaine !
  • Paiement par carte de crédit : la CB, c’est pratique, surtout avec le sans contact, mais cela peut donner l’impression aux salariés de ne pas maîtriser leurs dépenses. Sans compter le risque de l’oublier dans un coin. 
  • Paiement par badge : le système du badge d’entreprise que l’on recharge est pratique et permet aux salariés de maîtriser leur budget café. En effet, lorsque le crédit est vide, il n’est plus possible de consommer. 

💡 La culture du café payant est plutôt présente en Europe du Sud, notamment en France, Italie et Espagne. C’est l’inverse dans les pays Anglo Saxon. 

👉 Et vous, vous êtes plutôt café gratuit, café payant ou un peu des deux ? 

Vous avez besoin de conseils pour choisir la solution la plus adaptée à votre organisation et à votre budget ? Contactez notre équipe pour en discuter ensemble ! 

Sources supplémentaires :