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Achat, location ou dépôt de machine à café : quelle formule choisir ?

19 mai 2022

Vous savez que la pause-café, c’est sacré!  

A ce titre, vous envisagez de mettre en place une solution pour que vos équipes puissent se retrouver autour de la machine à café du bureau. 

Cependant, vous hésitez peut-être sur la formule à adopter : achat, location ou dépôt de machine à café professionnelle ? Les différentes offres des prestataires ne sont pas très claires pour vous ?  

 

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👉 Propriétaire, locataire ou dépositaire d’une machine à café d’entreprise : quels sont les avantages et les inconvénients ? 

Le choix pourra s’effectuer en se posant ce type de questions :Quels sont vos besoins en termes de niveau de services (consommable, entretien, renouvellement des accessoires) ?

➝ Connaissez-vous exactement le type de machine dont vous avez besoin à court, moyen et long terme ?  

➝ Quel est votre budget ? 

➝ Souhaitez-vous être autonome pour la gestion de votre machine à café professionnelle ? 

➝ Pour vous aider dans votre choix, nous vous avons dressé un comparatif des différentes formules : achat, location et dépôt d’une machine à café. 

Achat de machine à café : être propriétaire de votre machine

Devenir propriétaire de sa machine à café d’entreprise : quels sont les paramètres à prendre en compte dans ce choix de formule ?

Les avantages de l’achat d’une machine à café 

Le premier gros avantage : vous êtes propriétaire. La machine vous appartient, vous êtes maître du café en votre royaume ! 

Sur le long terme, l’achat de votre machine à café constitue la solution la plus économique, l’amortissement étant assez rapidement atteint (encore plus si vous optez pour le café payant en entreprise).

En achetant votre machine à café, vous ne concluez pas de contrat avec un prestataire. Or, pas de  contrat, pas d’engagement. Vous restez libre en ce qui concerne le choix de votre café et les différents consommables (sucre, gobelets, etc.) : vous pouvez vous fournir où bon vous semble.   D’ailleurs, pour un excellent café au bureau, nous vous recommandons de sélectionner un café en grains torréfiés localement et artisanalement : Nos cafés en grain

Vous êtes parfaitement autonome dans la gestion de votre machine à café d’entreprise : l’entretien et la maintenance ne dépendent que de vous. Petit tips : pourquoi ne pas impliquer vos équipes dans l’entretien de la machine, par exemple, en échange du café gratuit ? 

Nous vous rassurons, si vos équipes ne sont pas spécialement partantes pour s’occuper de la machine et que vous non plus (l’entretien, c’est du boulot !) : Expresseau vous propose un contrat d’entretien sur demande pour votre machine à café à l’achat. On ne vous laisse pas en rade, ce n‘est pas notre genre ! 

Récapitulatif des avantages

  • Être propriétaire de la machine à café,
  • Formule la plus économique sur le long terme, 
  • Pas de contrat : pas d’engagement avec le prestataire,
  • Choix du café que vous souhaitez utiliser.

Les inconvénients de l’achat d’une machine à café 

La formule de l’achat d’une machine à café d’entreprise a les défauts de ses qualités. Premièrement, s’il s’agit de la formule la plus économique à terme, elle nécessite toutefois de disposer de la trésorerie indispensable à l’acquisition de la machine ou du distributeur de café. Certaines machines à café en grains professionnelles ont un prix à l’achat élevé. 

De plus, acheter sa propre machine à café nécessite de connaître ses besoins, particulièrement en volume, pour choisir la machine la mieux adaptée. Votre choix doit également être éclairé à la lumière de vos projets de développements : déménagement à venir, élargissement de vos locaux, évolution de votre masse salariale. Un modèle de machine à café peut vite être dépassé si le besoin en café évolue et/ou s’il est mal calculé. Dans ce cas, votre seul recours sera d’en changer à vos frais. 

Nous soulignions en avantage votre autonomie dans la gestion de votre machine et le choix de votre café. Cet avantage peut se transformer en inconvénient si vous ne souhaitez pas vous en occuper vous-même puisqu’il vous faudra souscrire un contrat d’entretien, ce qui génère des frais supplémentaires. Par ailleurs, ce contrat d’entretien proposé lors de l’achat d’une machine à café ne comprend pas le coût des pièces de rechange. Ainsi, si une pièce de la machine casse après la période de garantie initiale, son remplacement n’est pas inclus dans ce type de contrat.

Récapitulatif des inconvénients :

  • Prix à l’achat élevé,
  • Risque d’inadaptation de la machine à café en cas d’évolution du besoin,  
  • Contrat d’entretien sur demande ne comprenant pas le remplacement des pièces défectueuses
  • Gestion de la fin de vie de l’équipement à votre charge.

Location de machine à café : le sur-mesure évolutif

Louer une machine à café d’entreprise : quels sont les paramètres à prendre en compte dans ce choix de formule ?

Les avantages de la location d’une machine à café 

Si à long terme, l’achat s’avère la formule la plus économique, à court terme, la location d’une machine à café d’entreprise est moins chère. Aucune incertitude ne pèse sur l’amortissement puisque la location ne constitue pas un investissement. Vous n’avez pas non plus besoin de disposer d’une trésorerie importante à y consacrer immédiatement. D’autant plus qu’il est possible de demander l’installation d’un monnayeur afin de rendre le café totalement ou partiellement payant, et de financer ainsi la location de la machine.  

La location d’une machine à café professionnelle est une offre sur mesure et évolutive en fonction de vos besoins. Votre entreprise se développe, vous recrutez et avez besoin de passer à une machine plus grosse, voire à un distributeur automatique ? Pas de problème puisque vous pouvez changer la machine à café de votre contrat de location à tout moment. Vous ne restez pas coincé avec votre vieille machine à café dépassée sur les bras. A vous les machines à la pointe de la technologie et surtout adaptées, à chaque instant, à vos besoins et à vos goûts !

La location comprend le suivi des machines et vous promet zéro contrainte d’entretien, de maintenance et de logistique à votre charge. Lorsque vous louez une machine à café d’entreprise, vous vous occupez de savourer votre tasse de café, votre prestataire s’occupe de tout le reste. 

Enfin, la gestion de fin de vie de la machine à café incombe au prestataire puisque la location de l’équipement est prévue pour une période bien déterminée.

Pompon sur la cerise ? Certains prestataires, comme Expresseau, vous permettent de tester  plusieurs modèles de machines à café professionnelles en location pour vous permettre de choisir le meilleur !  

Récapitulatif des avantages

  • Offre sur-mesure et évolutive selon vos besoins,
  • Bénéficier d’une machine à café à la pointe de la technologie,
  • Formule plus économique que le dépôt,
  • A court terme : formule plus économique que l’achat, 
  • Suivi des machines, 
  • Aucune contrainte d’entretien de la machine à café, de gestion des consommables et d’approvisionnement du café,
  • Gestion de la fin de vie de la machine à café à la charge du prestataire.  

Les inconvénients de la location d’une machine à café

Comme nous l’avons déjà évoqué, à long terme, la location d’une machine à café d’entreprise est moins économique que son achat. 

De plus, il ne faut pas être phobique de l’engagement car qui dit “location” dit “contrat” ! En effet, vous vous engagez sur la durée avec un prestataire de machine à café. C’est pour diminuer les implications de cette contrainte que, chez Expresseau, nous déterminons la durée du contrat avec vous, et non via des offres standards. La souplesse et la flexibilité de nos offres vous garantissent de conserver votre pouvoir de décision.

Récapitulatif des inconvénients :

  • Système d’engagement avec un contrat (durée à déterminer),
  • A terme, moins économique que l’achat.

💡 Pour tout savoir sur la location d’une machine à café, consultez notre guide pratique : Comment fonctionne la location d’une machine à café pour votre entreprise ?   

Dépôt de machine à café : le paiement à la consommation

Le recours au dépôt d’une machine à café d’entreprise : quels sont les paramètres à prendre en compte dans ce choix de formule ?

Les avantages du dépôt d’une machine à café 

Le dépôt d’une machine à café signifie que le prestataire de machine à café professionnelle met à disposition gratuitement une machine ou un distributeur de café dans l’entreprise. Cette formule est aussi appelée gestion totale. 

Vous payez uniquement le café que vous consommez : pas besoin d’investir dans l’achat d’une machine à café ni d’en payer la location tous les mois. 

Sans pour autant louer votre machine ni conclure de contrat d’entretien en cas d’achat, vous bénéficiez de tous les services liés à la gestion de la machine. Le prestataire s’occupe de la livraison, de l’installation et du raccordement, de l‘approvisionnement en café et autres consommables (filtre, gobelet, sucre etc.) ainsi que de son entretien et de la maintenance. 

Vous disposez d’une machine à café pour satisfaire vos salariés sans frais ni aucune contrainte de gestion. 

Récapitulatif des avantages

  • Machine à café gratuite dans votre entreprise : pas d’investissement d’achat de machine,
  • Paiement en fonction de votre consommation en café, 
  • Aucune contrainte d’entretien, le suivi de maintenance et approvisionnement,
  • Gestion de la fin de vie de la machine à café à la charge du prestataire.  

Les inconvénients du dépôt d’une machine à café

Une machine à café gratuite qui vous permet de bénéficier de tous les services de gestion ? Oui ! Mais cette formule ne va pas sans quelques inconvénients.  

La machine est gratuite mais en contrepartie, le prestataire fixe les prix et conserve les bénéfices. Alors que dans le cadre de la location ou de l’achat d‘une machine, une entreprise qui fait payer le café aux consommateurs peut récupérer leurs paiements, ce n’est pas le cas dans la formule du dépôt. Tous les paiements sont intégralement récupérés par le prestataire en échange de la fourniture de la machine. 

De plus, le dépôt gratuit n’est intéressant pour les prestataires qu’à partir d’un certain nombre de collaborateurs dans l’entreprise afin de garantir un niveau de ventes intéressant. En dessous d’un certain seuil de rentabilité, il n’est pas très pertinent d’opter pour cette formule. Le dépôt d’une machine à café convient mieux aux entreprises de plus de 40 salariés. 

Dans le cadre du dépôt d’une machine à café ou d’un distributeur automatique, les prix étant fixés par le prestataire, vous ne disposez d’aucune marge de manœuvre et ces tarifs sont généralement assez élevés. Enfin, le paiement à la consommation peut peser sur vos finances en cas de fortes fluctuations à la hausse.   

Récapitulatif des inconvénients :

  • Un prix plus élevé qu’avec la formule de location,
  • Le tarif de la tasse de café fixé unilatéralement par le prestataire,
  • Les bénéfices liés au café sont intégralement récupérés par le prestataire,
  • Minimum de consommation imposé par le prestataire (logique de rentabilité),
  • Peu de choix de machines, en particulier pour les faibles consommations. 

Comparatif achat, location ou dépôt d’une machine à café d’entreprise :  le tableau récapitulatif 

AchatLocationDépôt 
Propriété de la machineEntreprise (vous)Prestataire de machine à caféPrestataire de machine à café
Gestion de l’entretien et de la maintenanceEntreprise sauf à conclure un contrat supplémentaire avec le prestataire de machine à café (moyennant des frais supplémentaires)Prestataire de machine à caféPrestataire de machine à café
Gestion de l’approvisionnement en caféEntreprise sauf à conclure un contrat supplémentaire avec le prestataire de machine à café (moyennant des frais supplémentaires)Prestataire de machine à caféPrestataire de machine à café
Evolutivité de l’offreNonOuiNon
Engagement contractuel Non sauf en cas de contrat d’entretien et d’approvisionnement supplémentaire OuiOui
Essai gratuit de la machineNonOuiNon
Livraison, installation & réglage sur-mesure ?Oui sauf en ce qui concerne les réglages de barista professionnel OuiOui
Coût de la tasse de café la 1ère annéeElevé MoyenElevé
Coût de la tasse la 5ème annéeFaible car la machine à café est déjà bien amortie au bout de quelques années. Moyen et équivalent à la 1ère année (moyennant les évolutions de tarif du prestataire ou le changement de machine)Élevé et équivalent à la 1ère année (moyennant les évolutions de prix du café fixé par le prestataire) 

💡 Pour plus d’informations sur le prix d’un machine à café en entreprise, consultez notre guide pratique : Combien coûte une machine à café en entreprise ?

Nous espérons que notre comparatif des différentes formules d’achat, location et dépôt de machine à café pour entreprise vous aura éclairé dans votre choix.

Nos équipes d’experts se tiennent à votre disposition pour étudier vos besoins et sélectionner avec vous la formule la plus adaptée.

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