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Comment bien choisir sa machine à café pour son entreprise ?

Parce qu’elle revêt un rôle qui va bien au-delà que de faire le café, la machine à café de votre entreprise tient une place prépondérante dans les locaux de votre société.

Afin de ne pas vous tromper dans le choix de ce distillateur d’énergies, certains paramètres doivent être examinés avec attention. En France, 7 actifs sur 10 reconnaissent une consommation régulière de café. Notre pays compte plus de 30 millions d’actifs…

Entre budget, philosophie d’entreprise et habitudes de consommations, nombre de critères doivent être pris en compte. Selon le service auquel elle sera dédiée, la machine à café se fera distributeur automatique ou bien percolateur de bureau au design moderne.

Combien de collaborateurs vont utiliser la machine à café ?

Règle numéro un, la machine à café payante ou libre que vous vous apprêtez à choisir doit correspondre à la consommation de café qui est faite au sein de vos locaux. Nombre de collaborateurs susceptibles de l’utiliser, accès libre ou non au public, accueil de clients ou de fournisseurs, évolution du nombre de salariés en perspective…

Afin d’avoir une idée très précise du nombre de boissons chaudes qui vont être consommées au quotidien, il vous suffit d’utiliser notre calculateur pour découvrir la solution café qui correspond à votre consommation. Il faut compter en général 2 boissons par jour et par personne, ce qui représente une bonne moyenne.

Pensez aussi aux buveurs de thé et autres chocolats chauds. Tout le monde n’aime pas le café, et préférerons apprécier un autre type de boisson chaude. La plupart des prestataire facture à la boisson chaude, donc pas de différence de prix entre un café ou un chocolat.

Pour quel type de café ?

Café long, café court, expresso, chocolat, thé… il y a à peu près autant de goûts et de formules de café que vous avez de collaborateurs. En revanche quelles que soient les aspirations de vos salariés ou de vos collègues, tout le monde s’accorde à dire qu’il vaut mieux déguster et tester le café avant de s’engager. Là encore, revenons à l’essentiel.Vous vous apprêtez à choisir une café pour votre entreprise.

Si vous abordez la question gustative, tous les amateurs de café vous diront que rien ne vaut un café en grain, fraîchement moulu. Les expressos font en général l’unanimité. Viennent ensuite les cafés en capsule ou en dosette, puis le café lyophilisé de la fameuse machine à café payante automatique d’autoroute.

Contrairement au café en grain, fruit d’une longue torréfaction, les capsules offrent un très large choix de parfums différents afin de satisfaire tous les palais et toutes les envies au fil de la journée (déca, arôme caramel, chocolat…).

Nous ne pouvons que vous inciter à être très prudent dans le choix du café qui sera distillé dans votre machine. En effet, certains de vos collaborateurs peuvent être particulièrement sensibles d’un point de vue digestif ou cardiaque à la qualité du café. Les cafés arabicas sont aussi les plus ronds en bouche et les moins caféinés, ce qui en fait un des cafés les plus présents en entreprise.

Avant de vous lancer dans l’achat ou la location d’une ou de plusieurs machines à café payante ou non pour votre entreprise, demandez à avoir des dégustations gratuites. Ces dégustations permettront à vos collaborateurs d’être partie prenante dans votre choix.

Les machines à café de bureau

Designs et élégantes, certaines machines à café de bureau apportent une touche de modernité à votre espace de travail. Compactes, elles trouvent leur place tant dans un espace dédié que sur un comptoir. De 4 à 16 boissons au choix, elles permettent de faire entre 25 et 150 boissons par jour.

A vous de choisir celle qui sera la mieux adaptée à vos besoins. Autre avantage incontestable, elle moud les grains de café à la demande. Résultat, les grains fraîchement moulus développent de subtils arômes. Terminé le café éventé, tiède où la verseuse de la cafetière à filtre !

Dotées d’un branchement sur le réseau d’eau, et d’une grand réservoir pour les grains de café, ces machines ne nécessitent que peu d’entretien (souvent assuré par le prestataire si vous prenez la location). Ces machines à café professionnelles ont également été repensées pour convenir à leur installation dans un open space par exemple, et sont devenues moins bruyantes grâce à l’évolution de leur technologie.

Les machines à café à capsules ou à dosettes, offrent la possibilité de délivrer une multitude de boissons de bonne qualité. En revanche, le prix de revient de chaque tasse s’avère relativement élevé. De plus, pour ce qui est des capsules, en matière d’écologie, on est loin du concept de développement durable.

Si la consommation de café de votre entreprise se cantonne seulement aux grandes tablées de réunions, préférez à ce moment là, une cafetière professionnelle à filtre qui offre la possibilité de préparer de grandes quantités de café en peu de temps; ainsi vous limiterez les allers et retours entre la machine à café et la salle de réunion.

Les machines à café automatiques

Si la simple vue des distributeurs automatiques de café vous soulève le cœur, sachez qu’il existe en la matière, des appareils de grande qualité. Bien loin du jus de chaussette auquel nous ont habitués les halls d’hôpital, d’aéroports ou de stations services, les fabricants de distributeurs automatiques ont revu leurs copies.

Les machines à café, payante ou non, sur pied offrent aussi des cafés de qualité à condition qu’elles utilisent des grains moulus à la demande, ce qui n’est pas toujours le cas. Là encore, on peut avoir un large choix de boissons chaudes ou froides. Moins élégantes que les percolateurs de comptoir, elles sont plus adaptées aux grandes consommations.

Pour ce qui est de l’écologie, certains prestataires proposent des mugs au lieu des traditionnels gobelets jetables et récoltent même le marc de café pour le recycler. Cela permet de réduire les déchets produits par les entreprises, et de réduire les coûts liés au traitement des déchets. De plus, vos futurs clients et partenaires apprécieront surement ce geste écologique qui vous démarquera un peu de vos concurrents potentiels.

Si votre structure est ouverte au public, vous pouvez opter pour un appareil payant. Si cette machine est en location, c’est la société qui en assure la gestion qui récolte l’argent. Par contre, vos collaborateur risquent de faire grise mine…Dans une démarche de bien-être au travail, de plus en plus d’entreprises s’adaptent et proposent d’offrir les boissons chaudes à leurs collaborateurs. De quoi améliorer votre marque employeur et recruter plus facilement de jeunes talents !

Selon le type de service attendu (maintenant, garantie, location, etc…)

L’installation d’une machine à café payante ou gratuite est aujourd’hui devenue incontournable, quelle que soit la taille de votre entreprise. Mais si vous même et l’ensemble de vos collaborateurs êtes tombés d’accord sur le type de machine qui trouvera sa place dans vos locaux, comment allez vous financer cet appareil, ses consommables…? Qui va en assurer l’entretien… ? De quel type de garantie bénéficiez-vous?

Avant toute acquisition, renseignez vous bien auprès de plusieurs fournisseurs et soyez attentif au service-après-vente. Entre vente, location ou gestion, vers quelle option allez vous vous diriger ?

L’achat

Comme pour tout achat, lorsque vous décidez d’achetez une machine à café pour votre entreprise, vous allez vous même devoir en assurer l’entretien, le réapprovisionnement de café et autres consommables (sucre, gobelets, mélangeurs…).

Avec un appareil dimensionné correctement par rapport à vos besoins, une machine à café peut être amortie en quelques mois. Ainsi, chaque mois, vous voyez son coût de revient diminuer, ainsi que le coût « à la tasse ».

Comme tout bien acquis, la machine vous appartient, c’est donc à vous d’en assurer l’entretien. Bien entendu, certains dommages sont couverts par les garanties d’usage mais cela représente quand même du temps à allouer.

Certaines sociétés sont susceptibles, même lorsque vous choisissez d’acheter la machine à café pour entreprise, de vous proposer une option d’entretien, condition non négligeable à négocier car ce type d’appareil nécessite notamment des détartrages réguliers, des révisions… De plus, ces entreprises sont généralement spécialisées dans la vente en gros de café, chocolat, thés, sucre…

La location

Si l’investissement vous semble trop important eut égard à votre consommation de café, vous pouvez louer une machine. Soyez tout de même particulièrement vigilant quant aux conditions de location qui, outre l’approvisionnement en café et autres consommables doit aussi comporter l’entretien et le nettoyage régulier de l’appareil, mais aussi un service-après-vente rapide en cas de panne ou de dysfonctionnement.

Sachez que la location a un coût plus élevé qu’un achat car il comporte aussi un forfait de réapprovisionnement de votre machine. Cependant si vous voulez assurer tranquillité et facilité de gestion, c’est la solution qu’il vous faut.

La location d’une machine à café en entreprise peut être une excellente option pour tous ceux qui veulent, à moyen terme s’orienter vers un achat. La location, en général de courte durée, permet d’essayer plusieurs modèles de machines afin de définir celui qui sera le plus adapté à vos besoins et aux goûts de vos collaborateurs.

Expresseau vous propose de définir vos besoins avec un de nos spécialistes café, et de définir ensemble quelle solution serait la plus adaptée à votre structure.

Selon le coût de revient d’une tasse de café

Du côté du prix de revient à la tasse, c’est comme à la maison, les dosettes reviennent relativement cher. Comptez entre 0,15 et 0,90€ / tasse. En revanche du côté de l’expresso, selon la qualité du café, une tasse vous reviendra entre 0,14 et 0,29€.

Si votre structure ne compte que quelques dizaines d’employés, le coût sera minime. En revanche, si votre structure délivre quelques centaines de café par jour…un calcul judicieux s’impose ! Opter pour une machine à café payante peut également être une solution pour rentrer dans vos frais.

Êtes-vous dans une démarche écologique ?

De plus en plus de français sont sensibles à la protection de l’environnement, à l’écologie et à réduire leur empreinte environnementale. Si votre structure a fait de la protection de l’environnement une philosophie d’entreprise, vous allez alors probablement opter pour une machine à café écologique. Nous vous recommandons le café en grains.

en grains.

Gobelets bio dégradables ou mieux encore tasses/mug, en céramique permettent aussi de limiter « la casse » et les dégâts du gobelet léger ou ramolli par la chaleur qui se renverse sur un dossier.

Soignez l’image de votre entreprise

La qualité du café que vous proposez à vos collaborateurs, mais aussi à vos visiteurs, qu’ils soient clients ou fournisseurs, est souvent perçus comme une marque de respect. Un bon café est un gage de convivialité. Les véritables amateurs de café sont très nombreux et se rappelleront du goût de votre café.

Bien souvent les gens hésitent à accepter un café de peur qu’il ne soit mauvais. Un café de qualité, moulu à la demande et préparé au dernier moment aura les faveurs de tous les amateurs qui trouveront là autre chose qu’un « jus de chaussette » fade et sans arômes.

De plus servi dans une véritable tasse, il deviendra convivial et renverra une notion de respect. Vous imaginez servir un café brûlant dans un gobelet intenable à votre banquier alors que vous êtes en pleine négociation?

Bien penser l’emplacement de votre machine à café

Même si la question de l’emplacement de la machine à café payante ou non dans vos locaux peut sembler secondaire, elle est pourtant essentielle. Selon que vous la destiniez à un lieu de grand passage ou à l’office, la consommation de café ne sera pas la même.

En effet, située dans un couloir passant, elle sera plus attractive et génèrera moins de convivialité que si elle est placée dans une salle de réunion ou dans un espace de détente.

La consommation de café s’en trouvera forcément changée. De plus, vous devez, comme nous l’avons évoqué plus haut penser à l’aspect technique de votre installation. L’appareil doit se trouver à proximité d’un point d’eau et d’une arrivée électrique.

Pensez aussi à y adjoindre un réceptacle pour les gobelets à recycler ou une poubelle pour les gobelets jetables. Pour les tasses en verre ou en céramique, un évier sera indispensable.

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